Tax Control Framework en Data Analyse – Waarom de samenwerking niet altijd sucesvol is

Ferry_LinkedIn KEY-GROUPEen Tax Control Framework voor btw is gericht op beheersing van materiële risicogebieden.  Een van de doelstellingen van de data analyse zou kunnen zijn om vast te stellen of de controls effectief en efficient functioneren ten opzichte van deze  risicogebieden.

In de praktijk ben ik het volgende tegengekomen bij de beoordeling van data analyse op gebied van indirect tax:

  •        Het Tax Control Framework van de organisatie bevat 10 controls die met data analyse beoordeeld kunnen worden.
    •        Hiervan zijn 3 controls onderzocht gebruik makend van data analyse en 7 controls zijn niet in onderzoek betrokken.
    •        Van de 12 testen die waren uitgevoerd voegden er 7 weinig toe om conclusies te kunnen trekken over effectiviteit van Tax Control Framework danwel kwaliteit van de btw-data.

De oorzaak is gelegen in het feit dat veel data analyse toepassingen gestandaardiseerd worden aangeboden in de markt. De data analyse is niet  toegespitst  op de organisatie respectievelijk de bedrijfstak.  In bovenstaande beschreven situatie zijn identieke testen gedaan voor  voor Accounts Payable  en Accounts Receivable, terwijl de processen en risico’s verschillend zijn. Omdat identieke testen zijn gedraaid voor zowel AP en AR, leverde dit resultaat vaak ‘false-positives’ op. Het aanscherpen van de testen op basis van specifieke omstandigheden van deze organisatie is dan niet gebeurd.

Eén van de controle maatregelen die geen onderdeel uitmaakte van de data analyse was het vaststellen van de reconciliatie van btw aangifte met grootboek en  accounts payable en accounts receivable rapporten.

Dit is opmerkelijk omdat bij ontbreken van een aansluiting elke basis wegvalt voor het trekken van conclusies. Een veel gehoorde opmerking is dat “huidige ERP systemen zorgen altijd voor aansluiting”.  De praktijk is echter dat voor het maken van de aangifte wordt gesteund op data extracties uit het systeem en veel data handelingen in Excel – een manueel en foutgevoelig proces.

Uitgaande van het normatief kader voor btw processen  zou beoordeeld moeten worden dat het totstandkomingsproces van de btw rapporten beschreven is in een werkinstructie, waarbij aangegeven is welke data wordt gebruikt en welke handelingen op deze data plaatsvinden. Met data analyse is dan vast te stellen dat dit daadwerkelijk plaatsvindt.

Process VAT Risk Control Activity Test of Control
VAT Return      
Compilation of vat reports: reconciliation VAT reports are inaccurate or incomplete The VAT department has work instructions detailing the creation of the VAT reports. A checklist is available detailing all data required for completion of the VAT return. The VAT reports are reconciled to the General Ledger by the VAT/Finance department. Any differences are explained and followed-up. Verify that work instructions for completion of VAT reports have been followed and signed off. Apply data analysis to assess reconciliation between VAT reports and GL

 

Voor het uitvoeren van een effectieve data analyse is het van belang dat de doelstellingen vooraf duidelijk worden gedefinieerd. Voorbeelden van doelstellingen zijn:

  •        Bijdragen aan de realisatie van fiscale doelstellingen zoals :
    •        beheersen van materiële risico’s op gebied van indirect tax
    •        realiseren van besparingen respectievelijk optimaliseren van de cash flow positie
    •        voldoen aan de wet- en regelgeving (ook jaarrekening)
    •        Vaststellen dat de organisatie in control is op materiële btw risicogebieden en dat het TCF effectief functioneert.
    •        Laten zien aan de belastingdienst dat organisatie in control is opdat  een boekenonderzoek kan worden voorkomen
    •        Verbeteracties definiëren bij geconstateerde inconsistencies – “process” en “root cause” analyse – efficientere en effectievere controls (manueel en geautomatiseerd)

 Als de doelstellingen zijn gedefinieerd is de juiste aanpak voor data analyse als volgt:

  •        Startpunt is reconciliatie van de btw aangiften met GL en AP en AR rapporten
  •        Inzicht verkrijgen in TCF en controle activiteiten
  •        Inzicht verkrijgen in specifieke btw risicogebieden van de organisatie respectievelijk bedrijfstak, zoals bijvoorbeeld:
    •        intercompany transacties
    •        grensoverschrijdende transacties
    •        transacties binnen fiscale eenheid
    •        buitenlandse btw (boeken in verkeerde btw aangifte)
  •        De data analyse toepassingen op basis van deze doelstellingen duidelijk definieren

 

Ferry Geertman

Tel:      +31 6 8379 0414

Email: ferry.geertman@key-group.nl

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s